Sta stil!, bewaak je agenda en.. eat your frog

Zelf ben ik gek op spreekwoorden en gezegdes, degene die mij kennen horen mij dan ook geregeld zeggen: ‘Bezint, eer ge begint’. Ik weet het, hartstikke oudbollig, maar daarom zeker niet minder waar. En toepasbaar op vele gebieden van het werkend leven.

Want of je nou werknemer bent, werkgever of een eigen onderneming hebt. Of we het hebben over een teammeeting, het schrijven van een Persoonlijk ontwikkelplan (POP) of het maken van je marketingplan: het begint bij de basis.

En zo makkelijk als het op papier staat, zo moeilijk blijkt het in de praktijk.…

  • Kijkend naar de teammeeting, hoe vaak betrap je jezelf er niet op dat wanneer je de vergadering organiseert, je even snel een agenda eruit gooit, nog even vlak voor de vergadering het voorbereidt en als deelnemer de stukken ‘koppen snelt’ en in de vergadering nog de stukken wat beter leest. Het gevolg? Vaak loopt het uit, worden er vragen gesteld die bij het lezen van de stukken niet nodig waren geweest en is de kans op irritatie aan beide kanten groter.
  • Het jaargesprek waarin het POP besproken wordt Is het een levend document of iets wat je voor het gesprek nog even doorleest? Heb je als werkgever je in de werknemer verdiept? heb je als werknemer het document als leidraad gebruikt het afgelopen jaar?
  • En bij het marketingplan van de ondernemer heb ik zo’n vermoeden dat de klanten voorrang krijgen boven het marketingplan.

Tijd: vriend of vijand?

Voor elk genoemd voorbeeld geldt dat er voorrang gegeven wordt aan andere zaken omdat tijd nu eenmaal een kostbaar bezit is. Dat begrijp ik helemaal. Ik ben zelf ondernemer en weet als geen ander dat je altijd voor keuzes komt te staan omdat je tijd schaars is. En toch…

Je moet het toch met mij eens zijn dat deze manier van werken je ook niet echt brengt wat je eigenlijk wil.

 

Het begint bij de basis

Na 10 jaar ondernemerschap en vele jaren in loondienst te hebben gewerkt, heb ik door vallen en opstaan wel ervaren dat het gezegde ‘bezint eer ge begint’ mij veel heeft opgeleverd. Weet ik het beter? Nee, zeker niet! Trap ik nooit meer uit de valkuil? Helaas, was dat maar waar! Maar doordat ik mij er van bewust ben, sta ik wel vaker stil en heb ik methodes ingebouwd die er voor zorgen dat ik iedere keer wel weer bij de basis begin. Ik deel graag een 3-tal tips met je:

Sta stil!

Elke vrijdag aan het einde van de dag heb ik ruimte in mijn agenda ingepland waarop ik de tijd neem om de afgelopen week te evalueren en vooruit te kijken naar de volgende week. Dit doe ik volgens de methode van Grip (link: https://gripboek.nl/) van Rick Pastoor. En écht het kost mij maar een half uurtje. Maar door letterlijk even stil te staan, terug te kijken naar de afgelopen week en vooruit te kijken naar de volgende week kom ik in de helicopterview.

Hoe ging de afgelopen week met de medewerkers? In het blog ‘Was nou maar eerder gekomen!’ (https://derdeweg.nl/was-nou-eerder-gekomen/) wordt benoemd dat de escalatiegraad vaak hoog is wanneer de D3rdeweg wordt ingeschakeld. Als je de ruimte neemt om even stil te staan, signaleer je eerder dat herstel van een relatie nodig is.

Bewaak je agenda

Zo makkelijk gezegd, zo moeilijk uitgevoerd! Dus de hamvraag is: is jouw agenda heilig? Dat zou deze wel moeten zijn. Hierbij zeg ik niet dat je agenda ‘star’ moet zijn, maar wel dat jouw tijd belangrijk is. De agenda is jouw basis. Neem jij de tijd om kritisch naar je agenda te kijken?

  • Staan in jouw agenda alleen de meetings of boek je ook ruimte voor voorbereidings- of uitwerktijd?
  • Zet je blokken in je agenda om je acties uit te voeren of slipt je agenda stiekem dicht met steeds meer afspraken?

Eat your frog

Waarschijnlijk een bekend begrip, maar mocht je de term ‘eat your frog’ niet kennen, nog even een korte uitleg hierover.

De term komt uit het timemanagement. De ‘frog’ staat voor taken die je steeds uitstelt. Je bent de hele dag druk geweest en hebt van alles weggewerkt, maar die ene taak heb je steeds vooruit geschoven, omdat je er geen tijd voor had, geen zin in had, of het was toch niet het juiste moment. Je besteedt je aandacht liever aan kleinere, makkelijkere taken.

“Wat nou als je de dag begint met het eten van een levende kikker? Hierna kun je met een voldaan gevoel de dag doorkomen: want wat kan nou erger zijn dan het eten van een levende kikker?”

Deze uitspraak van Mark Twain zorgde er voor dat Brain Tracy het boek ‘Eat that frog’ (https://www.managementboek.nl/boek/9789492493071/eat-that-frog-brian-tracy) schreef. Waarin hij je aanmoedigt om je dag te beginnen met díe taak die je al weken uitstelt, waar je tegenop ziet.

Hoeveel ‘frogs’ staan er op jouw actielijst? Hoeveel tijd nemen deze in? Als je besluit de dag met je ‘frog’ te beginnen, voorkom je uitstelgedrag.

En bijkomend voordeel: het gaat daarna als een speer!

Oude wijsheden zijn zo gek nog niet 😉. Bezin jij de komende week ook eer ge begint?

 

Gastblog van Ineke Swart – den Boer | Inique4U
Eerste out-of-the-office-manager in Nederland. In de loop van de jaren werd structuur aanbrengen mijn specialiteit.

Als je de woorden ordening, organisatie, regelmaat en systeem samen met de woorden fan, fanaat en fanatiekeling stevig door elkaar roert, heb je dikke kans dat je uitkomt bij: structuurfreak. 

Het is een titel die ik met trots draag 😊. Je mag me best een beetje een freak vinden met m’n handige tooltjes en voortdurende honger naar een slimmere organisatie. kijk op: https://inique4u.nl